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無紙化會議系統解決方案

一、 產品背景
企業現場會議問題

通過調研和客戶訪談，企業會議存在如下需求和開展過程中的痛處：
1) 開會的準備周期長、效率低，要經過打印、裝訂、分發、簽到、收集投影資料等過程，效率有待提高。
2) 會議成本高，打印或復印大量會議資料，耗費大量的紙張，還存在裝訂出差錯的可能；
3) 含有經營數據、戰略規劃案、市場營銷案等高度保密的會議資料的打印和分發，會導致泄密。
4) 現場會議或大型會議坐后排參會者在看會議資料時，看不清的阻礙；
5) 移動辦公的需求，想要輕便、簡單而又高效；
6) 會前閱讀會議材料，需要標記或者筆記資料內容和自己觀點，但缺少一種工具在會前和會中都可方便使用。

            使用自動化會議系統的好處

針對企業會議的問題和痛處，通過使用自動化會議系統，我們可以解決如下問題：

1) 提高辦公效率。將會議過程中的各環節無紙化、無線化，將多種信息化技術融入會議的各環節、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部搬上電子平臺，這樣管理者可以在更短時間內完成多于以往的任務。

2) 降低辦公成本，包括打印、復印、裝訂、會議配套設備(投影儀、移動白板、白板筆等)所產生的費用；

3) 解決會議投影內容看不清，姿勢累的問題；

4) 滿足移動辦公需求，帶平板、筆記本、手機即可參會，輕便、簡單、高效；

5) 不需要每個會議室都配備投影儀，系統通過同屏可以起到同屏瀏覽的效果，沒有投影儀也可聚焦重點；

使用前后的對比

使用自動化會議系統場景一：

使用前：開一些領導決策的相關會議，綜合部或者會議服務者要為各個與會領導打印相關資料，以便會上查看材料和發言。這一項準備工作，非常耗費時間，也難免出錯，同時耗費大量耗材成本。尤其是當有大量文檔的時候，此問題更嚴重。作為參會者，可能自己帶筆記本電腦入會，也可能直接使用打印的資料。

使用后：會議資料無需再打印，只需把會議資料上傳到服務端就已經準備完畢。每一位參會者都會有一臺安裝“無紙化無線會議客戶端”的平板，相當于一個“個人會議終端”，可通過無線網絡訪問到已經準備好的會議資料。無需麻煩的用筆記本或使用打印的資料。

使用自動化會議系統場景二：

使用前：會議參會者眾多，后排總有人看不清投影內容。

使用后：通過“個人會議終端”，可方便瀏覽已上傳的會議材料，選擇同屏，可跟隨主講人當前屏幕內容。
使用自動化會議系統場景三：

使用前：領導需要發言，翻打印的資料指住某一頁并且進行發言，所有參會者跟隨一起翻打印的資料?；蛘咴陔娔X上打開該資料，然后連接投影設備，進行發言，當有多人需要發言時，需要切換設備等過程操作。
 使用后：主講人可在參會者之間切換，切換后可把已經準備好的會議資料打開，所有參會者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

應用價值
   該會議系統是一套會議的輔助工具，通過多種終端設備的屏幕同屏，及會議相關的輔助功能，解決企業無紙化會議的需求，解決參會者就近共同查看會議資料的難題，及會議過程中的障礙，達到降低企業會議成本、加強企業的會議管理、提高會議溝通效率和效果的目的。

  本系統主要由“會議服務端”和“個人會議終端”組成。
“會議服務端”主要包含會議控制服務、會議資料解析轉換服務、會議資料存儲服務等。
“個人會議終端”是運行在筆記本或移動終端上的應用軟件，包括PC瀏覽器上WEB版本、基于移動設備的安卓客戶端應用、IOS客戶端應用，“個人會議終端”由個人使用，通過WIFI、3G、4G網絡登入會議系統。

本產品與其它同類產品的競爭優勢

產品支持多種終端同時參會

本產品支持用蘋果的iPad、安卓平板、安卓大屏手機、筆記本電腦、PC機等設備共同參會。采用PC和筆記本參會，將為企業最大化利用現有投資。

產品支持多議題會議模式

本產品根據客戶需求的反饋，為滿足集團型企業、政企單位等現場會議需求，開發了同一會議多子議題的功能，滿足不同議題主講人員分別指定、分權限控制能查看的會議資料的需求。

產品支持多種會議資料類型

產品支持的會議資料類型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全與穩定性

操作系統更優異：會議系統運行在Liunx操作系統平臺上，比一般廠家windows平臺的補丁不斷、黑客攻擊、木馬侵入等更安全和穩定。

應用服務更安全：提供帳號的認證、離線即刪除資料等功能，保障閱讀者的身份控制和會議資料的安全?，F有一些廠家是直接下載的SD卡中，能被第三方應用使用，或者被復制。

系統角色及權限描述

1).主持人

1、 主持人可通過“會議應用服務器”創建“會議”。

2、 可賦予與會人員主講權限。

3、 可控制會議進程，切換各個會議議題。

4、 與會過程可發起“投票”會議功能。

5、 會議結束后，可查看保存的會議資料。

2).主講人

1、 可上傳會議資料；

2、可簽到會議；

3、 可操作同屏會議資料，并進行重點標注；

4、 可全屏顯示同屏的資料；

5、 可隱藏標注和取消一步標注；

6、 可參與投票；

7、 可在會中載入和書寫筆記。

3).參會者

8、 會中，手機、PAD、PC可同屏接收到被共享的文檔內容；

9、 可退出同屏，自己瀏覽會議資料；

10、 可申請成為主講人；

11、 參與投票；

12、 可在會中載入和書寫筆記。

4).來賓

13、 可登錄系統，看到屬于該來賓的當前會議。

14、只具有觀看權限，不能申請主講等。

三、業務流程及系統功能

核心業務流程：

創建會議流程

系統支持所有注冊用戶創建會議，董事會會議、總經理辦公會議一般由對應的辦公廳或綜合部秘書創建。該會議類型是私秘性會議，即只有被邀請的人員才能參加。具體流程見下。

主講人參會流程

主講人是當前議題的主講人，每議題的主講人可分別在創建會議時指定。主講人進入會議并開始演講的流程如下。

                                                                                                                                             會議管理端功能
登錄系統

輸入系統的登錄信息（用戶名和密碼、驗證碼），通過用戶身份認證后，可登錄本系統并進入會議管理控制臺。 

會議管理

系統支持任一認證用戶新建會議，并可創建“會議議程”及議程匹配的會議資料和參與議題討論的人員。認證用戶可查看在線會議列表、瀏覽會議資料、查看會議詳細信息。主持人或管理員可管理會議資料。遇到會議有變更，可變更會議信息。

用戶管理

會議管理員可根據自身組織情況，新建、刪除、編輯企業內會議系統的用戶。并根據員工情況可管理使用系統的狀態：正常使用、鎖定不能登錄、阻止使用。
用戶組管理

系統管理員及會議管理員可創建用戶組，即把經常參加會議的人員歸集到一個組中，在創建會議并選擇用戶組后，組成員都將成為議題內參會人員。